Política de Privacidad

1. Objetivo

Este documento se aplica al procesamiento de Datos Personales recopilados por KUASAR Colombia SAS, directa o indirectamente, de todas las personas, incluidos, entre otros, solicitantes de empleos actuales, futuros o potenciales, empleados, profesionales, clientes, proveedores, socios comerciales, niños y adolescentes, accionistas, subcontratistas o terceros.

Este documento define las reglas, principios y valores que deben guiar las actitudes, comportamientos y la toma de decisiones de todos los empleados, haciendo de sus acciones un ejemplo de buenas prácticas y respeto por la Legislación de Protección de Datos Personales, incluidas, entre otras, la Ley 1581 de 2012.

2. Alcance

Se aplica a todas las áreas y procesos de KUASAR Colombia SAS, proveedores y terceros, prospectos y clientes, accionistas y demás partes interesadas.

3. Referencias

Los documentos que se tuvieron en cuenta para la elaboración de este documento son: ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001, ISO 9001, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015.

4. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuera la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Dato Personal: Información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como nombres, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, género, estado civil, fecha de nacimiento, nivel educativo, formación académica, firma, huella digital, entre otros.

Dato Público: Dato Personal calificado como tal según la ley o la Constitución Política, que no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil, profesión u oficio y calidad de comerciante o servidor público.

Datos Sensibles: Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos del presente documento, el Responsable del tratamiento será KUASAR.

Titular: Persona natural a quien se refieren los Datos Personales. Entre ellos: trabajadores actuales, futuros o potenciales, clientes, proveedores, socios comerciales, usuarios de la página web o módulo administrativo, accionistas, subcontratistas, terceros.

Tratamiento: Toda operación o procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, almacenamiento, modificación, uso, circulación, análisis, segmentación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general el procesamiento de Datos Personales.

Violación de datos: Cualquier incidente que conduzca o permita la destrucción accidental o ilegal, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso a Datos Personales transmitidos, almacenados o procesados.

5. Responsabilidades

• CEO: Colaborador responsable por la administración de la compañía.
• Área Jurídica: Responsable del cumplimiento legal y normativo.
• SGI: Área responsable por los controles internos, procesos y procedimientos, y encargada de recibir los reclamos y consultas de protección de datos.

6. Política de Privacidad

KUASAR Colombia SAS ("KUASAR"), con domicilio principal en la Cll 60a # 5 – 59 Oficina 301 en Bogotá D.C., identificada con NIT Nº 901.406.759, es una entidad comprometida con la protección de la privacidad y de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales y jurídicas determinadas o determinables.

KUASAR recibe, utiliza, administra, analiza, segmenta, indexa, transmite, transfiere, almacena y, en general, procesa Datos Personales tales como los de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de formación académica y profesionales, datos biométricos, entre otros.

Sus datos personales son muy importantes para nosotros y serán tratados con base en los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.

7. Ámbito de Aplicación

La presente Política de Privacidad está dirigida a: usuarios y potenciales usuarios que utilicen las páginas web kuasar.co, docs.kuasar.co, portal.kuasar.co y blog.kuasar.co, y en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por KUASAR.

La Política tiene como propósito proveer los procedimientos y mecanismos para proteger los derechos de los Titulares, identificar el área que atenderá consultas y reclamos, y describir las finalidades y tipos de Tratamiento a los cuales se someterán los Datos Personales.

8. Principios

En todo Tratamiento realizado por KUASAR se dará cumplimiento integral a los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: Toda actividad de Tratamiento debe ser consistente con las finalidades legítimas informadas al Titular al momento de obtener su autorización.
• Libertad: El Tratamiento sólo puede ejecutarse con la autorización previa, expresa e informada del Titular o mandato legal o judicial.
• Veracidad o Calidad: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Cuando el Titular lo solicite, KUASAR le dará acceso a los Datos Personales solicitados dentro de los términos establecidos por la Ley.
• Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales sólo pueden ser Tratados por personal de KUASAR debidamente autorizado para ello.
• Seguridad: KUASAR debe disponer de las medidas técnicas, humanas y de seguridad necesarias para mantener la confidencialidad y seguridad razonables de los Datos Personales.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento deben mantener la reserva de la información, incluso después de terminado el vínculo que originó el Tratamiento.
• Temporalidad: KUASAR no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad para la cual fueron recolectados.

9. Datos Personales que Utilizamos

Clientes (incluye usuarios de página web y módulo administrativo)

• Datos de contacto
• Datos de identificación
• Datos demográficos
• Datos biométricos
• Cualquier otra información personal asociada al cliente

Trabajadores (actuales, futuros y pasados)

• Datos de contacto e identificación
• Datos demográficos y biométricos
• Datos de sus hijos
• Datos financieros
• Datos necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales

Proveedores (incluye socios comerciales, subcontratistas y terceros)

• Datos de contacto e identificación
• Datos del representante legal
• Datos de referencias comerciales

Cualquier persona que ingrese a las instalaciones será grabada y monitoreada por las cámaras de los edificios por razones de seguridad.

10. Derechos de los Titulares

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

• Actualización: Actualizar los Datos Personales para mantener su integridad y veracidad.
• Conocimiento y Acceso: Conocer y acceder a sus Datos Personales almacenados por Kuasar de forma gratuita, al menos una vez al mes.
• Prueba: Solicitar prueba de la autorización otorgada a Kuasar para el tratamiento de sus datos.
• Queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley, una vez agotado el trámite ante Kuasar.
• Rectificación: Rectificar la información y los Datos Personales bajo control de Kuasar.
• Solicitud: Presentar solicitudes ante Kuasar respecto del uso de sus Datos Personales.
• Supresión: Solicitar la supresión de sus Datos Personales, salvo que exista deber legal o contractual que lo impida.

11. Autorizaciones y Avisos

Todo Tratamiento debe estar precedido por la obtención de la Autorización suscrita por el Titular. KUASAR conservará una copia de este documento para consultas futuras.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

12. Finalidades del Tratamiento

Los Datos Personales tratados por KUASAR serán utilizados para:

1. Adelantar la gestión administrativa de KUASAR respecto de sus clientes, proveedores, trabajadores, accionistas y demás grupos de interés.
2. Cumplir con obligaciones legales o contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y del lavado de activos.
3. Realizar análisis estadísticos y encuestas de satisfacción y calidad.
4. Gestionar la documentación contractual relacionada con los servicios ofrecidos.
5. Desarrollar estudios internos sobre los intereses de los Titulares para mejorar el servicio.
6. Enviar correspondencia, correos electrónicos o contactar por cualquier medio en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales y de mercadeo.
7. Compartir o enviar datos a terceros con quienes KUASAR realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con su objeto social.
8. Ejercicio regular de la ley en procedimientos judiciales, administrativos o extrajudiciales.
9. Protección de la salud de los trabajadores.
10. Llevar a cabo Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros con quienes KUASAR realice alianzas relacionadas con su objeto social.

13. Compartimos Información con Terceros

KUASAR comparte sus Datos Personales en los siguientes casos:

1. A autoridades que requieran la información en términos de la legislación aplicable.
2. A autoridades que la soliciten como parte de un proceso judicial o administrativo.
3. A herramientas contratadas por KUASAR para comunicación, marketing y tercerización de servicios.
4. Los demás casos previstos en la Ley.

14. Confidencialidad y Medidas de Seguridad

La confidencialidad y protección de los Datos Personales es una prioridad para KUASAR. La empresa ha establecido y conserva medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para evitar el daño, pérdida, alteración, destrucción, así como el uso, acceso o divulgación indebida de datos personales.

15. Procedimientos para Ejercer los Derechos

15.1 Consultas

KUASAR recibirá y resolverá consultas del Titular o sus representantes relativas a qué datos personales reposan en sus bases de datos, el tratamiento al que están sujetos y las finalidades que persiguen.

Las consultas deben enviarse a: protecciondedatos@kuasar.co. Serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados desde la fecha de recibo.

15.2 Reclamos

KUASAR recibirá y resolverá reclamos relativos a Datos Personales que deban ser corregidos, actualizados o suprimidos, o por presunto incumplimiento de la Ley.

Los reclamos deben enviarse a: protecciondedatos@kuasar.co

16. Publicidad y Modificaciones

Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por KUASAR. Toda modificación sustancial será comunicada previamente a los Titulares mediante la página web de KUASAR y/o correos electrónicos. Se consideran modificaciones sustanciales:

1. Modificación en la identificación del área o persona encargada de atender consultas y reclamos.
2. Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización previamente otorgada.

17. Vigencia

Esta Política empezará a regir a partir del 21 de julio de 2022. Los Datos Personales almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de KUASAR durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados.